Dans un contexte où la gestion des données personnelles est encadrée par des réglementations strictes, le RGPD impose des exigences précises en matière de conservation des données à caractère personnel. Le Système d’Archivage Électronique (SAE) devient alors un outil clé pour les entreprises afin de répondre à certaines exigences de ce règlement. Arkhineo vous explique.
I. Le SAE : Un outil clé pour l’archivage des documents
Le SAE est conçu pour assurer la conservation à long terme des documents électroniques. En garantissant l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des informations, il représente un pilier fondamental pour toute organisation cherchant à protéger ses documents.
Au-delà de ses capacités techniques, le SAE joue un rôle essentiel dans le respect des obligations légales de conservation. Certains documents doivent être conservés sur des périodes prolongées pour répondre aux exigences réglementaires. Par exemple, les factures doivent être conservées pendant 10 ans et les bulletins de paie électroniques des employés font face à deux durées de conservation, 5 ans pour la version employeur et ils doivent rester accessibles pendant 50 ans pour les employés. Le SAE garantit l’intégrité de ces documents tout au long de leur conservation, en empêchant toute altération ou perte d’information. Il permet également de mettre en place des politiques de conservation adaptées, en définissant des durées précises et en assurant leur destruction sécurisée une fois les délais légaux atteints.
II. L’archivage électronique pour répondre aux exigences du RGPD
Le RGPD définit des principes fondamentaux en matière de protection des données personnelles, et l’archivage électronique contribue directement à leur respect. L’article 5 du RGPD exige notamment que les données soient collectées pour des finalités spécifiques, légitimes et limitées. Il impose également une durée de conservation proportionnée à la finalité du traitement.
L’archivage électronique permet de répondre à ces exigences en garantissant que les documents sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à leur finalité. De nombreux documents contiennent des données personnelles et sont soumis à des obligations de conservation spécifiques. Appliquer ces durées permet ainsi de justifier la conservation des données et d’assurer leur conformité avec le RGPD. Un SAE permet de gérer ces durées en associant une justification à chaque document et en appliquant le sort final de l’archive une fois les délais atteints. Cette traçabilité est essentielle pour répondre aux audits et aux demandes des autorités de protection des données.
III. Comment le SAE Arkhineo assure la conformité au RGPD
Le SAE Arkhineo est spécifiquement conçu pour garantir une conformité aux exigences du RGPD sur la conservation des données personnelles. La justification de conservation, pilier de l’article 5, est intégrée au système. Chaque document archivé est accompagné d’un champ précisant sa finalité et sa durée de conservation. Cela assure que les documents sont conservés et que leur suppression ou leur prorogation est justifiée.
Grâce au portail MyArkhineo, les entreprises bénéficient également d’une cartographie des données à caractère personnel. Cette fonctionnalité offre une vision claire du type et du volume des données archivées, permettant ainsi de mieux maîtriser leur gestion.
En optant pour la solution Arkhineo, les entreprises disposent d’un partenaire fiable pour aligner leurs pratiques d’archivage électronique sur les exigences du RGPD, tout en simplifiant la gestion de la conformité à l’échelle européenne.
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