Le 10 septembre 2024, Docaposte a organisé un webinar animé par Kévin Robin, Responsable des ventes, et Yume Kaneko, Directeur Commercial de la BU Archivage Numérique, autour de l’archivage électronique. Ce webinar a permis de faire le point sur l’importance de l’archivage électronique, ses enjeux de conformité, de sécurité, et son rôle dans l’optimisation des processus métiers. Arkhineo vous explique.
I. Les fondamentaux de l’archivage électronique
L’archivage électronique est devenu une composante essentielle de la gestion documentaire pour les entreprises, notamment dans un contexte réglementaire en perpétuelle évolution. Avec l’introduction d’eIDAS V2, l’archivage électronique est désormais reconnu comme un service de confiance, garantissant la conformité légale et la protection des données sensibles sur le long terme. Il permet aux entreprises de démontrer la traçabilité et l’intégrité de leurs documents, des éléments indispensables en cas de contentieux ou d’audits pendant toute leur durée de conservation. Docaposte a mis en lumière les enjeux cruciaux liés à l’archivage, notamment sa capacité à assurer une conservation protégée des documents et à répondre aux exigences du RGPD. L’archivage électronique inclut des mécanismes rigoureux pour garantir que les documents ne peuvent être ni altérés ni détruits.
II. Différence entre stockage et archivage électronique
Il est essentiel de comprendre la distinction entre stockage et archivage électronique pour optimiser la gestion documentaire de votre entreprise. Le stockage de documents, ou GED (Gestion Électronique des Documents), permet de classer et gérer les fichiers au quotidien, facilitant ainsi leur partage et leur modification. Cependant, l’archivage électronique, en particulier dans un SAE (Système d’Archivage Électronique), se distingue par sa capacité à garantir :
- L’intégrité,
- La traçabilité,
- La valeur probante des documents sur le long terme.
Contrairement au stockage qui répond à des besoins opérationnels immédiats, l’archivage électronique répond à des obligations légales strictes et à la gestion des documents à haute valeur ajoutée.
III. Choisir un prestataire d’archivage électronique
Pour bien choisir son prestataire d’archivage électronique, plusieurs critères essentiels doivent être pris en compte, notamment la conformité aux certifications et normes en vigueur (ISO 27001, NF 461, HDS, eIDAS), l’intégrité des documents, la réversibilité des archives et la localisation des infrastructures. Docaposte via sa BU Archivage et sa solution Arkhineo, leader dans le domaine de l’archivage souverain en France, propose des solutions répondant aux exigences de sécurité les plus élevées, tout en garantissant la pérennité des documents. Avec plus de 17 milliards de documents archivés pour 7 800 clients, Arkhineo assure une gestion rigoureuse des archives, permettant aux entreprises de se concentrer sur leur cœur de métier, tout en restant en totale conformité avec la législation en vigueur.
IV. Arkhineo et la gestion des preuves via son SAE
Arkhineo propose une gestion complète des éléments de preuve pour chaque document archivé. À tout moment, les clients peuvent accéder aux données de scellement, aux attestations de conformité et aux journaux de cycle de vie, garantissant la traçabilité et l’intégrité des documents. Grâce à son SAE, Arkhineo s’engage à fournir l’ensemble des preuves associées à chaque document en cas de besoin.
Retrouvez le replay du webinar : ici
#ArchivageÉlectronique #ConformitéRéglementaire #Digitalisation #TransformationDigitale #SAE