Le développement des processus « paperless » a permis de développer fortement l’usage de contrats numériques. Ils sont archivés électroniquement. Ces documents contractuels sont considérés comme des garanties et sont mêmes parfois « mobilisables » d’un point de vue financier. Arkhineo vous explique cela au travers de 4 cas concrets.
Cas 1 : le rachat d’une entreprise
Lors des projets de fusion-acquisition et des process de « due-diligences », l’organisation doit être en mesure de vérifier l’intégralité et la recevabilité juridique des contrats. Elle doit s’assurer de leur réalité, leur cessibilité et s’ils sont exécutables et bien opposables juridiquement. Cette vérification permet de confirmer ou réajuster la valeur de l’entreprise rachetée. L’archivage électronique des contrats garantit donc cet aspect en assurant leur intégrité et leur pérennité dans le temps.
Cas 2 : le respect des ratios de solvabilité
Pour limiter les risques de défaillance, les banques sont soumises à des ratios de solvabilité (dits « Bâle ») qui déterminent leurs capacités à faire face aux risques éventuels liés à leurs activités. En conséquence, lorsque l’encours de crédits atteint un seuil « critique » par rapport aux fonds propres de la banque, celle-ci a deux solutions : réaliser une augmentation de capital ou réduire l’encours de crédits en cédant une partie de celui-ci à un tiers. Préalablement à cette cession, les contrats archivés doivent être analysés et évalués par les acheteurs ou un conseil (Commissaire aux comptes ou autre). Ils doivent, bien évidemment, présenter toutes les garanties de conformité, d’opposabilité et de recevabilité juridique. En fonction de l’analyse réalisée, l’offre de rachat dépendra du potentiel risque des emprunteurs et de la solidité juridique des contrats.
Cas 3 : la titrisation
Dans le secteur financier, les actifs que représentent les différents contrats (crédits essentiellement) peuvent être utiles dans le cadre d’une opération de titrisation. Cette technique permet à un organisme financier souhaitant obtenir de la liquidité de regrouper plusieurs créances en titre global qui sera cédé. Pour cela, il est important de s’assurer que les contrats sous-jacents sur lesquels ce titre est basé, sont réels, qu’ils respectent le formalisme attendu (date, signature, présence des clauses obligatoires) et qu’ils sont recevables juridiquement. Cette vérification permet à l’organisme acheteur de la créance de bien récupérer les fonds en cas de défaillance des emprunteurs.
Cas 4 : les contrats comme garantie des financements
Dans les secteurs de l’assurance et de l’immobilier, le refinancement est également envisageable grâce aux contrats échelonnés ou à l’exécution programmée des baux immobiliers. Par exemple, une entreprise immobilière peut utiliser ces baux, les valoriser et effectuer une opération de nantissement pour faire face à un problème financier. Les contrats de bail représentent alors la garantie du financement qui devra faire preuve de recevabilité.
Ces 4 cas d’usages reflètent l’importance de recourir à un tiers-archiveur de confiance dûment qualifié. L’intérêt d’un archivage à vocation probatoire est d’apporter des garanties de traçabilité, de pérennité à long-terme, d’intégrité et de recevabilité des documents contractuels financiers.
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