L’externalisation des archives numériques implique des engagements et des responsabilités importantes vis-à-vis des documents à conserver. Elle prend en compte le respect des contraintes juridiques et la disponibilité des bons moyens logistiques et humains. Quelle est donc la différence entre un tiers-archiveur et un logiciel d’archivage hébergé ? Quels sont les bénéfices du tiers-archiveur ?
Qu’est-ce qu’un logiciel d’archivage hébergé ?
Il s’agit d’un logiciel de conservation de documents électroniques mis à disposition par un éditeur. Ce dernier vend sa licence d’utilisation et assure la maintenance corrective et évolutive. Le paiement de ce logiciel s’effectue en une seule fois ou via un abonnement mensuel.
Un hébergeur quant à lui fournit à l’éditeur en question des infrastructures informatiques sécurisées. Elles se composent de serveurs, de baies de stockage, de switchs réseaux et d’autres équipements informatiques, ainsi qu’une alimentation électrique et de nombreux moyens de climatisation. L’hébergeur s’engage à mettre en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer le bon fonctionnement des accès au logiciel et empêcher tout accès non autorisé aux serveurs.
Le logiciel d’archivage hébergé peut être donc installé chez un hébergeur. En revanche, l’éditeur et l’hébergeur ne prennent aucune responsabilité quant aux données confiées. Ainsi, le client ne disposera d’aucun recours contre eux en cas de perte de documents.
Quel est le rôle du tiers-archiveur ?
Le tiers-archiveur est un prestataire de services de confiance numérique qui fournit à son client, un service de conservation des documents confiés assorti d’une garantie supplémentaire par rapport à un hébergeur. Il s’engage à maintenir la valeur probante des documents conservés (c’est à dire leur intégrité, et leur lisibilité dans le temps) et à fournir un dossier de preuve dans lequel, tous les éléments relatifs au cycle de vie du document depuis le moment de son versement sont traçés.
Aussi, la notion de tiers-archiveur impose une véritable reconnaissance et une sécurité de haut niveau. Plusieurs certifications (NF461, ISO 27001…) et normes (NF Z42-013, ISO 14641-1…) l’encadrent. Elles permettent au client de s’assurer des bonnes pratiques du prestataire. Tout ceci permet la recevabilité des documents numériques conservés et la possibilité de les considérer comme éléments de preuve en cas de litige ou de contentieux. Un système d’archivage électronique (SAE) est donc le seul dispositif permettant de préserver l’intégrité, l’intelligibilité, la traçabilité, la confidentialité, la pérennité et la sécurité des documents électroniques.
Pour bien gérer l’externalisation de leurs archives, les entreprises doivent tenir compte des certifications, des engagements et des responsabilités du prestataire choisi. Pour cela, Arkhineo est un tiers de confiance numérique qualifié qui préserve la sécurité et le maintien de la valeur probante des documents archivés dans le temps.