Plusieurs textes législatifs et normatifs encadrent la conservation à valeur probante des documents électroniques d’une entreprise. Pour garantir donc la conservation intègre et sécurisée des documents, différents services ou logiciels sont mis en place. Intéressons-nous au composant coffre-fort numérique. Qu’est-ce que c’est ? Comment s’intègre-t-il dans un système d’archivage électronique ? Du point de vue réglementaire, comment est-il encadré ? Arkhineo vous explique !
Qu’est-ce qu’un composant coffre-fort numérique ?
Le composant coffre-fort numérique, appelé aussi CCFN, est un composant technologique qui s’intègre dans les applications de conservation des documents comme le coffre-fort numérique (CFN) ou le système d’archivage électronique, dit SAE.
Son rôle est de renforcer la sécurité et l’intégrité des archives.
Ainsi, la sécurité du composant prend en compte :
• les accès
• l’intégrité des documents
• la confidentialité des messages échangés
La norme NF Z42-020 et le composant coffre-fort numérique
La norme NF Z42-020 n’est pas une norme d’archivage. Elle définit uniquement les spécificités fonctionnelles que le composant coffre-fort numérique (CCFN) doit posséder pour garantir l’intégrité des objets numériques dans le temps.
Alors, les fonctionnalités du CCFN sont les suivantes : déposer, détruire, lire, contrôler, lister, restituer, vider, contrôler. Pour chacune d’entre elles, la norme NF Z42-020 les décrit et précise les résultats attendus.
Le texte spécifie par ailleurs les rôles et les fonctions administratives de chaque utilisateur dans le composant : administrateur technique, administrateur fonctionnel, simple utilisateur.
Les notions de confidentialité, de disponibilité et de sauvegarde des données ; d’environnement d’exploitation, y compris la protection physique des infrastructures, sont en effet exclues du périmètre de la norme NF Z42-020.
Le CCFN dans le Système d’Archivage Électronique (SAE)
Le CCFN ne gère pas le cycle de vie, les migrations ou encore la recherche des documents numériques conservés. Il s’inscrit, comme on l’a vu, dans une logique uniquement fonctionnelle. C’est un outil complémentaire mais il ne permet pas de répondre seul à l’ensemble des enjeux en matière de conservation des documents électroniques à valeur probante. Cela dit, la mise en place d’un système d’archivage électronique est indispensable.
Par ailleurs, le SAE est le seul garant d’une offre de services globale répondant aux exigences à la fois fonctionnelles et organisationnelles, en termes de conditions d’exploitation ou d’infrastructures. Cette triple dimension, encadrée par la norme de référence Z42-013, assure une conservation des documents intègre, fiable, lisible dans le temps et respectant les durées de conservation légales.