En matière de conservation, les documents électroniques des entreprises ou des collectivités publiques répondent à différentes obligations (réglementaires et/ou légales) et celles-ci sont les mêmes que pour leur équivalent papier. La conservation électronique des documents permet donc de garder les documents numériques sur une longue période pour des raisons administratives ou juridiques. Quelle est la différence entre l’archivage électronique à valeur probante et le stockage numérique ? Quelle est la relation avec la norme NF Z42 013 ? Arkhineo vous éclaire sur la conservation des documents électroniques à valeur probante en France.
Archivage électronique à valeur probante et stockage numérique : quelle différence ?
Le stockage numérique est une solution de classement. Il consiste à enregistrer des documents électroniques ou scannés, de manière « hiérarchique » dans un répertoire, sur un réseau ou un serveur. Le stockage n’introduit pas de dimension d’intégrité, de conformité, ni de pérennité dans la conservation de ces documents. A titre d’exemple, il n’existe pas de calcul d’empreinte dans ce dispositif.
L’archivage électronique à valeur probante, à l’inverse, a pour objectif d’assurer, à des fins de protection juridique et/ou administrative, l’intégrité, la pérennité et la restitution de l’information contenue dans les documents numériques conservés pour des durées et selon des « plans de classement » définis dans la politique d’archivage de chaque organisation. Il garantit donc l’intégrité et la pérennité des documents électroniques en répondant à des obligations légales et en mettant en œuvre des moyens spécifiques et hautement sécurisés capables de préserver l’authenticité du document. Plusieurs actions sont couvertes par les obligations de l’archivage électronique à valeur probante, notamment :
• l’archivage et la récupération de documents numériques
• l’intégration de documents électroniques dans des applications IT
• la protection de documents contenant des données sensibles
• la conformité avec les politiques relatives à la conservation des documents
• la destruction des documents numériques arrivant à échéance
La conservation des documents électroniques à valeur probante avec la norme NF Z42 013
La norme NF Z42 013 est la norme de référence qui encadre l’archivage électronique à valeur probante en France. Elle fournit l’ensemble des spécifications concernant les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour bien enregistrer, conserver et restituer les documents numériques afin d’assurer leur intégrité, leur réversibilité et leur conservation à long-terme en toute sécurité.
L’archivage à valeur probante : quels principes et conditions ?
L’archivage à valeur probante assure la pérennité des documents électroniques ainsi que leur restitution ultérieure à des fins de justifications ou de contrôles légaux. Dans ce cadre, il doit garantir 2 grands principes :
• l’intégrité (base de la recevabilité juridique) des documents, en mettant en place des procédures de gestion d’accès sécurisés (authentification forte et multi-facteurs)
• l’authenticité du document, grâce à l’horodatage, la signature électronique et le scellement des documents de manière optionnelle
Les documents archivés à des fins probatoires ne sont pas modifiables. Pour cela, plusieurs contrôles de conformité de la chaîne d’archivage sont effectués en « amont ».
Faire appel à un tiers-archiveur électronique de confiance est indispensable pour garantir la valeur probante des documents que vous souhaitez conserver. Un système d’archivage électronique (SAE) est le seul dispositif permettant de préserver l’intégrité, la disponibilité, la traçabilité et la réversibilité des documents électroniques. Et ce, quel que soit votre objectif d’archivage : répondre aux obligations légales de durée de conservation des documents ou par principe de précaution pour faire valoir vos droits en cas de litige.