Arkhineo vous permet de créer vos espaces d’archivage et de gérer le cycle de vie de vos archives de manière simple et sécurisée grâce à MyArkhineo. Cette solution propose une interface utilisateur simple et personnalisée afin d’apporter une réponse à toute problématique d’archivage électronique allant du versement manuel jusqu’à la consultation des documents en passant par le traitement d’un « vrac » numérique. Alors, quelles sont les fonctionnalités, les avantages et les spécificités de cette application ?
Le processus d’archivage MyArkhineo
L’application MyArkhineo permet de gérer le processus d’archivage des documents à conserver via le service Arkhineo.
Dans le cas d’un versement manuel via MyArkhineo, l’utilisateur associe à chaque document, des métadonnées contenant des mots-clés métier permettant d’identifier, de retrouver le document et de définir systématiquement une durée de conservation le concernant. La vérification et la validation automatique du format permettent d’assurer la lisibilité du document à long-terme.
Dès validation de ce versement, une suite de traitements informatiques est appliquée afin de garantir l’intégrité des documents : horodatage, calcul d’empreinte, scellement et indexation. Le service Arkhineo attribue une date certaine au document ainsi qu’un Identifiant Unique d’Archive (IUA).
À la fin du processus, l’archive est écrite simultanément en 4 originaux répartis sur 2 sites distants de type « Actif/Actif ».
En complément, MyArkhineo met à disposition aux utilisateurs autorisés des fonctions de recherche simple et avancée ainsi qu’un accès aux éléments de preuve.
Les fonctionnalités du portail web MyArkhineo
Arkhineo existe à la fois sous la forme d’un portail web et en mode app IOS/Android. Les deux formats offrent une multitude de fonctionnalités.
• Recherches simples et avancées : il permet de trouver facilement et instantanément les documents archivés.
• Éléments de preuve : les données de scellement au format XML, l’attestation de conformité et le Journal de cycle de vie des archives (JCVA) sont accessibles et téléchargeables.
• Partage d’archive : les utilisateurs bénéficient d’un accès temporaire et sécurisé à une ou plusieurs archive(s) et éléments de preuve associés à un tiers, par exemple un service juridique, conformité, un avocat ou un expert, dans le cadre d’un contentieux judiciaire ou d’un contrôle administratif.
• Transfert d’archive : cette fonctionnalité permet de transférer la propriété d’un ensemble d’archives (les contrats, les signatures électroniques et les éléments de preuve) à une autre entité juridique, par exemple dans le cas de cession d’un portefeuille.
• Statistiques : la solution permet de créer librement des statistiques automatisables et d’obtenir une analyse complète des archives. Et notamment de connaître les archives arrivant à échéance de leur durée légale de conservation à un horizon donné et de poursuivre le cas échéant, sur les demandes de destruction.
• Authentification SSO : un accès qui permet aux utilisateurs de se connecter à MyArkhineo en utilisant leur identifiant de compte entreprise via des protocoles compatibles (OpenID Connect /SAML V2).
• Authentification « multi-facteurs » : un accès à l’application grâce à un identifiant et un mot de passe mais, en plus, avec un QR code à usage unique créé pour chaque accès.
• Accessibilité aux personnes atteintes de handicap : Arkhineo est en conformité avec la norme la norme ETSI EN 301 549. MyArkhineo intègre ainsi les préconisations permettant de faciliter l’accès à ses interfaces (navigation alternative, taille d’affichage, description audio …).
Quels sont les avantages de MyArkhineo ?
MyArkhineo dispose d’une fonctionnalité archivistique dénommée « préparation des versements » permettant de télécharger simultanément depuis le réseau de l’entreprise de grands volumes de documents par « paquets ». Cette option permet de trier et qualifier les documents téléchargés pour un versement de la sélection finale.
La solution MyArkhineo est sécurisée par des infrastructures de haut niveau certifiées et conformes aux plus hauts standards. Elle garantit à long terme tous les documents métiers conservés (contrats, dossiers clients …). Aucun investissement informatique de développement ou d’intégration n’est nécessaire pour l’entreprise qui y souscrit.