La pandémie de la Covid19 a placé au cœur des usages le numérique et son corollaire la distanciation physique. Ils ont pour conséquence de rendre indispensable le recours à la signature électronique dans certains secteurs d’activité, notamment dans celui l’immobilier. Retour sur cet outil numérique et son usage dans ce secteur en mouvement.
Retour sur cet outil numérique et son usage dans ce secteur en mouvement.
L’immobilier : un secteur en pleine transformation numérique
En 2020 le domaine de l’immobilier a connu une accélération de sa transformation numérique. En effet, il est aujourd’hui possible de visiter un bien en vente à distance grâce à des systèmes de visioconférence ou par le biais de la réalité virtuelle. Ces nouvelles pratiques traduisent une réelle volonté de l’immobilier à se réinventer et développer l’expérience client en simplifiant des processus jusqu’alors complexes et souvent longs. On peut notamment citer comme autre exemple le recours à la signature électronique pour signer des documents à distance dans le cadre d’une transaction immobilière ou d’une prestation de gestion locative.
L’usage de la signature électronique dans le domaine de l’immobilier
Le recours à la signature électronique représente une véritable aubaine pour les professionnels de l’immobilier en matière d’accélération de la « digitalisation » de leurs processus. En effet, la distanciation sociale nous impose de limiter les interactions physiques et la signature électronique apparaît comme une réponse évidente à cette problématique. Elle simplifie les diverses procédures immobilières et représente un réel gain de temps pour toutes les parties prenantes lors d’un achat ou d’une location immobilière. C’est un levier majeur pour garantir la continuité de l’activité, améliorer ses processus, simplifier la vie des tiers (locataires, propriétaires, acquereurs) et se différencier de la concurrence.
La signature électronique est applicable sur des documents numériques. Elle s’effectue grâce à des logiciels qui utilisent des techniques cryptographiques. Ainsi pour signer électroniquement vous devez disposer d’une adresse électronique et d’un numéro de téléphone personnel. De plus, il est essentiel d’utiliser un certificat numérique pour confirmer l’identité de chacun des signataires des documents et garantir la sécurité et l’authenticité des signatures.
Quels sont les documents immobiliers pouvant être signés électroniquement ?
La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite et est valable pour toutes les transactions immobilières. Elle s’applique à tous les documents associés. Ainsi il est possible de signer des documents immobiliers tels que : les baux, les mandats de vente et de location, les bons de visite, l’état des lieux, les offres d’achat, les compromis de vente… Pourquoi signer ces documents électroniquement ? Des cas d’usages spécifiques nous permettent de répondre à cette question :
– Les bons de visite : le bon de visite est un document attestant de l’identité du professionnel qui fait visiter un bien immobilier. Avec l’émergence de la signature électronique il n’est plus obligatoire de l’imprimer ni de le faire signer durant la visite. Ainsi l’aspect administratif peut être géré en amont en faisant signer le potentiel acheteur à distance.
– Les mandats de vente et de location : les mandats de vente et de location peuvent être signés rapidement et à distance. Ainsi vos concurrents ne pourront profiter de la durée d’expédition des documents papier afin d’obtenir la transaction.
– Les baux de location : la signature d’un bail est composée de démarches longues et fastidieuses. Ce type de document est rédigé sur 40 pages devant toutes être signées. Ainsi la signature électronique est un outil clé pour gagner du temps et rendre l’expérience client plus agréable. Par exemple, pour une colocation les colocataires peuvent signer facilement et rapidement sans avoir à se déplacer.
– L’état des lieux : la signature électronique permet de signer le document à distance ou en présentiel sans recours à la traditionnelle logistique (imprimante, papier, courrier.) et sans inertie en termes de délais.
L’archivage électronique : un outil pour la conservation de documents et de leurs signatures
Il est essentiel pour toutes les entreprises d’archiver sur le long terme les documents signés électroniquement dans les meilleures conditions techniques. Pourquoi ? En cas de contentieux ou de vérifications administratives, l’entreprise disposera de tous les éléments légaux pour apporter les preuves nécessaires. Un système d’archivage électronique proposé par un prestataire qualifié eIDAS garantit la pérennité, l’intégrité, la confidentialité, la disponibilité et la réversibilité des documents conservés et des signatures associées dans le temps.
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