Un Système d’Archivage Électronique (SAE) garantit l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents, répondant ainsi aux exigences réglementaires et aux besoins des entreprises. Arkhineo vous explique ce qu’est l’archivage électronique et les raisons de choisir un SAE.
Qu’est-ce qu’un SAE ? Définition et principes
Le SAE (Système d’Archivage Électronique) est une solution conçue pour assurer la conservation des documents numériques sur le long terme tout en garantissant leur intégrité, authenticité et traçabilité. Contrairement à une simple conservation de fichiers, un SAE applique des mécanismes rigoureux pour préserver la valeur probante des documents archivés. La définition de l’archivage électronique repose sur un cadre normatif strict, notamment les normes NF Z42-013 et ISO 14641, qui fixent les exigences en matière de conservation intègre des documents électroniques. Ces normes garantissent que les archives restent exploitables et opposables en cas de contrôle, d’audit ou de contentieux.
Un SAE permet également de gérer les durées de conservation selon les obligations légales en vigueur. Cette gestion encadrée des documents assure leur accessibilité et leur conformité réglementaire, évitant ainsi tout risque de non-conformité pour les entreprises.
Les avantages du SAE pour l’archivage électronique
L’adoption d’un SAE présente des bénéfices stratégiques pour les entreprises souhaitant protéger leur patrimoine documentaire. Tout d’abord, un SAE garantit l’intégrité des documents grâce à des procédés tels que le calcul d’empreinte, scellement numérique, l’horodatage, etc. Ces mécanismes empêchent toute modification ou altération, une fois l’archive déposée dans le SAE, assurant ainsi leur valeur probante sur le long terme.
Ensuite, un SAE assure une traçabilité complète des actions effectuées sur chaque document. Grâce à un journal d’audit détaillé, il est possible de suivre toutes les opérations réalisées sur les archives, garantissant ainsi une transparence totale et une gestion sécurisée des accès.
Enfin, un SAE facilite l’organisation et l’accès aux documents archivés. Contrairement aux solutions de conservation classiques, il permet d’appliquer des politiques d’archivage adaptées aux exigences légales et aux besoins métiers. Cette automatisation simplifie la gestion documentaire et réduit les risques liés à la perte ou à la suppression involontaire de documents essentiels.
Pourquoi choisir un SAE certifié comme Arkhineo ?
Toutes les solutions d’archivage électronique ne garantissent pas le même niveau de sécurité et de conformité. Opter pour un SAE certifié est une démarche essentielle pour assurer la conservation des documents dans un cadre sécurisé et conforme aux réglementations.
Arkhineo, acteur le plus certifié du marché, propose un SAE certifié NF 461, ISO 27001, Conservation des archives publiques, HDS, eIDAS, SOC 2&3, garantissant ainsi une conservation intègre et pérenne des documents. En tant que tiers archiveur de confiance, Arkhineo prend des engagements forts sur l’intégrité, la réversibilité et la disponibilité des archives.
Avec plus de 20 ans d’expertise et des infrastructures souveraines basées en France, Arkhineo offre une solution conforme aux normes les plus strictes, et adaptée aux besoins des entreprises et administrations. En choisissant un SAE certifié comme celui d’Arkhineo, les organisations s’assurent un archivage protégé, évolutif et en totale conformité avec les obligations légales.
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