La transformation numérique a généré une très forte croissance de l’usage de documents numériques au sein des organisations permettant le développement de l’utilisation de technologies tels que la GED et le Système d’archivage électronique (SAE). Pour assurer la gestion et la conservation à court et moyen terme de ces documents. L’utilisation de supports physiques tend ainsi à disparaître au profit de ces solutions et leurs avantages en termes d’accès, de disponibilité ou de traçabilité. Bien souvent confondues, de nombreuses différences existent entre ces deux types de solutions.
Qu’est-ce que la GED ?
Une GED est un logiciel de gestion quotidienne très utile pour préparer, modifier, gérer les différentes versions de documents bureautiques mais aussi les valider, diffuser, stocker, détruire et partager, voire même diffuser. Depuis une seule et même plateforme, elle centralise et met à disposition des documents électroniques afin de faciliter leur classement, leur exploitation et leur partage.
La GED se « verticalise » pour certains secteurs d’activité, s’intègre à des logiciels de comptabilité ou RH et comprend souvent des fonctionnalités de workflow parfois associées à des outils de signature électronique.
Les documents vont donc être créés, partagés depuis la GED jusqu’à obtenir leur version finale. Une fois le document finalisé, celui-ci est stocké sur la même plateforme et certains documents comme les documents à valeur probante peuvent alors rejoindre le SAE. L’objectif est de maintenir leur valeur probatoire dans le temps, leur re-lisibilité à long terme, et la haute sécurité des données. Enfin, le SAE garantit la traçabilité complète des actions durant le cycle de vie du document et un processus rigoureux de suivi des durées de conservation.
Qu’est-ce qu’un SAE ?
Un système d’archivage électronique SAE est un outil informatique (ou service de confiance) permettant la conservation intègre, pérenne et sécurisé des documents électroniques. Une fois ces derniers intégrés au SAE, ils ne doivent plus être modifiés ou supprimés (aisément) car les événements intervenant durant leur cycle de vie doivent être tracés et ils doivent conserver leur valeur probante.
Le SAE intervient dans la continuité du processus de la GED en répondant à un objectif de conformité et de gestion des risques. A ce titre, il gère la conservation du document validé, le respect des durées légales (afin de ne pas aller au-delà), sa traçabilité à long-terme et sa destruction contrôlée à échéance de sa durée de conservation légale (ou avant celle-ci dans certains cadres légaux ou sectoriels) et sa re-lisibilité dans le temps (grâce aux contrôles de formats). C’est le SAE qui garantit la pérennité, le maintien de l’intégrité et la valeur juridique d’un document dans le temps.
• Intégrité des documents
Un SAE a pour premier rôle de garantir et maintenir l’intégrité des documents électroniques grâce au calcul d’empreinte du document et au scellement de l’archive.
Au-delà, il assure des traitements essentiels lors du versement :
• contrôles de la taille (pour éviter le versement d’une archive sans document associé),
• du format (pour s’assurer de la capacité à relire le document à Long Terme),
• des métadonnées (présence des mots-clés permettant la recherche selon la logique « métier » propre à chaque organisation selon le « plan de classement » établit par l’organisation),
• l’application d’une date certaine via la présence d’un horodatage.
L’intégrité est ensuite maintenue dans le temps grâce à la vérification périodique ainsi qu’à chaque consultation. L’ensemble des actions intervenant sur l’archive sont tracées et intégrées dans des journaux contrôlés (et eux-aussi scellés et « chainés ») et pendant toute la durée de conservation des archives.
• Lisibilité dans le temps
Les durées de conservation des documents (souvent longues) variant en fonction de leur type, il est essentiel de pouvoir s’assurer de la lisibilité du document pendant toute la durée de conservation. Il serait dommage de conserver un document de nombreuses années et de découvrir, à l’occasion d’un contentieux où il est produit comme justificatif, qu’il n’est plus lisible par les outils en vigueur à ce moment-là. Un SAE intègre également des fonctionnalités de migration des supports afin de garantir une exploitation au-delà de la durée de vie des technologies de stockage et cela, tout en maintenant la valeur probatoire des documents pendant et après cette phase de migration.
• Durée de conservation
Un SAE contrôle également le respect de la durée de conservation définie par l’entreprise pour chaque type de document. Chaque document déposé sur le SAE est associé à une durée de conservation correspondant à la « finalité » du traitement dont il est l’objet (cet aspect est sujet à contrôles de la CNIL dans le cadre de l’application du RGPD).
Une fois cette durée de conservation atteinte, la destruction doit intervenir mais elle n’est pas automatique. Il est en effet possible, si cela est justifié, que vous ayez besoin de proroger la durée de conservation. Ainsi lorsqu’un document arrive à échéance, le SAE doit vous proposer au minimum deux options : la destruction ou la prorogation.
Si votre document doit être détruit, cette action est contrôlée afin d’éviter toute erreur de manipulation (ou malveillance interne). La validation de destruction se fait à deux niveaux et seulement par les utilisateurs qui possèdent ce droit. Elle donne lieu à la délivrance d’un certificat de destruction que vous pouvez produire en cas de contrôle CNIL.
La complémentarité des deux solutions
Les solutions de GED et SAE ne doivent donc pas être opposées ; elles sont complémentaires. Un nombre important et grandissant d’entreprises les utilisent conjointement. La distinction se fait donc uniquement sur la finalité et le type de documents à conserver.
La GED permet de stocker des documents courants. Elle peut créer tout type de document, les modifier, les valider et les partager … Sauf que pour tous les documents légaux, il est important d’avoir recours à un SAE afin de conserver les documents tout en maintenant leur valeur probante. La destruction involontaire, abusive ou malveillante est impossible dans un SAE. Le cycle de vie d’un document peut donc être assuré par deux outils distincts mais complémentaires.
Les différences clés entre la GED et les systèmes d’archivage électronique résident dans leurs finalités et leurs caractéristiques spécifiques. La GED met l’accent sur la gestion quotidienne des documents, la collaboration en temps réel et l’automatisation des processus, tandis que l’archivage électronique se concentre sur la conservation à long terme des documents, en accordant une importance particulière à l’intégrité, la sécurité et la conformité réglementaire.
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