La dématérialisation est un enjeu stratégique pour les organisations, tant pour répondre aux exigences réglementaires que pour gagner en efficacité. Mais pour garantir la valeur légale des documents numériques, un archivage électronique adapté est indispensable. Arkhineo vous explique pourquoi et comment adapter vos pratiques en toute conformité.
Les limites du support papier dans un environnement numérique
Le papier reste encore présent dans certaines organisations pour des documents à valeur légale ou patrimoniale. Pourtant, ce support montre rapidement ses limites dans un environnement numérique.
Les coûts logistiques liés à l’impression, au stockage et à l’archivage physique pèsent sur les budgets. La conservation papier entraîne des risques de perte, de destruction ou d’altération des documents et entraîne également une perte d’espace considérable. Au-delà de ces aspects matériels, l’accès à l’information est freiné : recherche manuelle, délais de transmission, impossibilité de collaborer à distance, etc. Le papier complique le partage fluide de l’information.
Enfin, il offre peu de garanties en matière de traçabilité et de conformité. En cas de contrôle, il est plus difficile de prouver qu’un document n’a pas été modifié ou mal manipulé, ce qui peut engager la responsabilité de l’organisation au regard du RGPD ou lors d’un audit réglementaire.
Les atouts de la dématérialisation pour les entreprises
La dématérialisation permet de fluidifier la gestion documentaire tout en apportant des gains concrets : optimisation des processus internes, réduction des délais de traitement, suppression des ressaisies.
L’information devient accessible à tout moment, de manière sécurisée, pour les collaborateurs habilités, y compris en télétravail. La recherche de documents est simplifiée grâce aux métadonnées et aux outils de consultation numériques.
La dématérialisation permet également d’anticiper les exigences réglementaires. En structurant les flux et les processus documentaires, les entreprises se mettent plus facilement en conformité, tout en assurant une meilleure maîtrise de leur patrimoine informationnel.
L’archivage à valeur probante : clé d’une dématérialisation maîtrisée
Un document numérisé n’a pas, en soi, la même valeur juridique que son original papier. Pour qu’il soit opposable en cas de litige, il doit être archivé dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) conforme et sécurisé.
Le SAE garantit l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents archivés. Il permet de prouver qu’un fichier n’a pas été altéré depuis son dépôt, en s’appuyant sur des mécanismes de scellement, d’horodatage et de journalisation.
Arkhineo, tiers de confiance certifié NF 461, accompagne les entreprises dans la conservation à valeur probante de leurs documents dématérialisés. En s’appuyant sur un SAE certifié conforme aux normes les plus strictes (NF Z42-013, ISO 27001, eIDAS), Arkhineo assure la sécurité, la conformité et la pérennité de vos archives électroniques, tout en s’intégrant dans les projets de dématérialisation menés avec Docaposte.
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