Litiges contractuels, contrôles réglementaires, demandes d’expertise : dans un environnement juridique exigeant, les entreprises doivent pouvoir démontrer la fiabilité de leurs documents. La capacité à produire une preuve intègre, traçable et opposable devient un atout stratégique. L’archivage électronique à valeur probante permet de répondre à cet enjeu. Arkhineo vous explique.
Enjeux juridiques : quand le document devient une preuve
Dans le cadre d’un contentieux, qu’il soit commercial, fiscal, social ou administratif, le document constitue bien souvent le seul élément tangible capable de démontrer l’existence d’un droit ou d’une obligation. Mais pour être reconnu comme preuve par un juge ou une autorité, encore faut-il que ce document soit intègre, authentique et accessible.
Or, dans de nombreuses entreprises, les documents sont encore stockés sans règles précises : en local, en GED, ou sur des serveurs non sécurisés. Le moindre doute sur leur intégrité ou leur origine peut suffire à les rendre irrecevables en justice. C’est pourquoi un archivage structuré, dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) conforme, est essentiel pour protéger l’entreprise face à des litiges présents ou futurs.
Archivage électronique à valeur probante : un bouclier juridique
Un SAE certifié permet de garantir la valeur probante des documents numériques. Cela repose sur plusieurs mécanismes : horodatage, scellement électronique, journalisation des actions, gestion des droits d’accès… Ces éléments forment un dossier de preuve qui permet de démontrer que le document n’a pas été altéré depuis son versement dans le SAE, qu’il a été archivé dans des conditions conformes, et qu’il est bien rattaché à l’entreprise.
Arkhineo s’engage contractuellement sur l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents confiés. Grâce à ses certifications (NF 461, répondant à la norme NF Z42-013, ISO 27001, HDS, eIDAS etc.) et à sa plateforme sécurisée, l’entreprise dispose de toutes les garanties nécessaires pour produire des documents fiables et opposables, y compris plusieurs années après leur émission, dans le respect des durées légales de conservation.
Suspension légale, gel des documents : anticiper les procédures
Lorsqu’un contentieux est en cours ou pressenti, certains documents doivent être suspendus de toute destruction, même si leur durée de conservation légale est arrivée à terme. C’est ce qu’on appelle la suspension légale ou gel du sort final. Il s’agit d’une mesure de précaution permettant de préserver les preuves en cas de litige.
La solution d’archivage électronique d’Arkhineo permet de gérer ces suspensions de manière sécurisée, en s’assurant que les documents concernés ne soient pas supprimés. Cette fonctionnalité s’intègre à une gouvernance documentaire globale, qui permet à l’entreprise d’avoir une vision claire de ses obligations, de maîtriser les risques et d’agir avec réactivité en cas de demande judiciaire ou de contrôle.
L’archivage électronique à valeur probante n’est plus une option : c’est un levier de protection juridique et de performance documentaire. Grâce à Arkhineo, les entreprises peuvent anticiper les litiges, sécuriser leurs preuves et préserver leur réputation en toutes circonstances.
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