Le SAE est le meilleur moyen de conserver des documents sur le long terme, de manière sécurisée tout en gardant leur valeur probante. Sa mise en place nécessite de suivre scrupuleusement plusieurs étapes et sa gestion doit s’adapter à de nombreux facteurs.
Un système d’archivage électronique, bien qu’ayant une valeur ajoutée conséquente par rapport à une simple gestion électronique de documents ou à la gestion d’archives physiques, ne doit pas être mis en place à la légère. Il est nécessaire de suivre toutes les étapes, depuis le cahier des charges jusqu’au déploiement du SAE.
Qu’est-ce qu’un SAE et pourquoi le mettre en place ?
Un Système d’Archivage Électronique conserve les données sans pouvoir les modifier ou les détruire. Il est le seul système à garantir l’intégrité, la pérennité, la traçabilité et la lisibilité des documents. Ceux-ci sont archivés sur le long terme pour des raisons légales, patrimoniales, scientifiques ou encore historiques. Pour accéder à ce « coffre-fort » numérique une autorisation prédéfinie est nécessaire. Les informations contenues dans un SAE restent confidentielles et conservent leur intégrité et leur valeur probante. Le système d’archivage électronique, par rapport à une simple GED par exemple, permet donc de protéger les documents face à toutes sortes de menaces internes ou externes.
Comment s’assurer de la fiabilité de son SAE ?
La meilleure solution pour s’assurer de la fiabilité de son SAE est de faire appel à un professionnel. Un prestataire certifié mettra toutes ses ressources à contribution pour offrir le service d’archivage électronique le plus sécurisé pour les entreprises. L’importance des enjeux liés au cycle de vie des documents pousse ces dernières à obéir à une méthodologie stricte de mise en place, tout en respectant de nombreuses normes réglementaires et de gestion dans le temps. Dès la conception, les procédures sont nombreuses et nécessitent d’être prévues à l’avance. Un prestataire agréé, certifié et respectant les normes de sécurité sera le plus à-même de protéger les documents confiés.
Comment mettre en place un SAE ?
Plusieurs étapes sont nécessaires. La première est l’étude d’opportunité et de l’environnement juridique. Il s’agit de savoir quels types de documents l’entreprise veut archiver et quelle est leur valeur juridique. Il faut ensuite étudier la faisabilité et l’environnement financier et technique : est-il préférable et réaliste de créer un SAE en ou faut-il mieux l’externaliser ? Vient ensuite le cahier des charges qui contient la mise aux normes, l’installation d’un centre de calcul sécurisé, un volet organisationnel, les procédures, l’environnement humain… L’entreprise doit ensuite analyser les réponses et choisir le prestataire, puis détailler les spécifications. Finalement, l’entreprise peut déployer son SAE et le gérer dans le temps.
Comment gérer son SAE ?
Format et support des enregistrements, lecteur des supports, pilote des secteurs, logiciels utilisés… Les paramètres à prendre en compte dans la gestion d’un SAE sont nombreux et complexes.
Les évolutions réglementaires et l’émergence de nouvelles normes de sécurité peuvent également entraîner des ajustements ; Et l’obsolescence des technologies doit être maîtrisée pour faire évoluer son système d’archivage électronique. C’est pourquoi un Système d’Archivage Electronique externe est souvent la meilleure solution : le prestataire peut anticiper les évolutions qui seront nécessaires dans le futur dès la conception du système.