Face à l’explosion du volume de documents numériques, la question du choix d’une solution d’archivage performante devient stratégique pour les organisations. Entre solutions de GED (Gestion Électronique de Documents) et archivage à valeur probante, il est essentiel de bien comprendre les différences et les critères de choix. Arkhineo vous explique.
Bien comprendre la différence entre GED et archivage
Avant de choisir une solution d’archivage, il est essentiel de distinguer la GED (Gestion Électronique des Documents) de l’archivage à valeur probante. La GED est un outil opérationnel permettant la création, le partage, la modification et la consultation quotidienne des documents. Elle est idéale pour la gestion courante des informations au sein des services métiers. En revanche, elle ne garantit pas la conservation sur le long terme, ni la valeur juridique des documents.
C’est là qu’intervient un SAE (Système d’Archivage Électronique), dont l’objectif est de conserver les documents définitifs dans un environnement sécurisé et conforme aux normes en vigueur (NF Z42-013, NF 461). Contrairement à la GED, un SAE empêche toute modification du document archivé, en assure l’intégrité, la traçabilité et l’accessibilité sur toute sa durée légale de conservation.
GED et SAE ne sont donc pas concurrents, mais complémentaires, chacun répondant à des besoins bien spécifiques dans le cycle de vie documentaire.
Les critères essentiels pour choisir une solution d’archivage performante
Une solution d’archivage efficace doit répondre à plusieurs critères essentiels pour garantir une conservation fiable et conforme des documents numériques. En premier lieu, elle doit assurer la sécurité, l’intégrité et la traçabilité des fichiers archivés. Cela passe notamment par l’horodatage, le scellement numérique, la gestion des droits d’accès et l’existence d’un journal d’événements horodatés. La conformité est également un critère fondamental : la solution doit s’appuyer sur des normes reconnues telles que NF Z42-013, NF 461, ou encore ISO 14641-1.
Autre point clé : la pérennité. Une solution d’archivage performante doit être capable de garantir la lisibilité des documents sur plusieurs années, voire décennies, en s’appuyant sur des formats de fichiers pérennes (comme le PDF/A). Enfin, la réversibilité des documents (c’est-à-dire la possibilité pour le client de récupérer l’intégralité de ses documents et éléments de preuve en cas de changement de prestataire) est un gage de confiance incontournable.
Système d’archivage : comment évaluer les solutions du marché ?
Dans un marché riche en solutions, évaluer une solution d’archivage implique de s’assurer qu’il allie conformité, robustesse et pérennité. Le SAE Arkhineo, certifié NF 461, s’appuie sur plus de 20 ans d’expertise dans l’archivage électronique à valeur probante. Filiale du groupe Docaposte, lui-même détenu majoritairement par la Caisse des Dépôts, Arkhineo offre une solution souveraine, conforme aux normes les plus strictes du marché (NF Z42-013, ISO 27001, HDS, eIDAS).
Le portail MyArkhineo, mis à disposition des utilisateurs, permet un accès sécurisé et traçable aux documents archivés ainsi qu’aux éléments de preuve associés. Grâce à une interface claire et un moteur de recherche puissant, il facilite les audits, les contrôles réglementaires et la consultation documentaire. Arkhineo accompagne ses clients dans la définition de leur politique d’archivage, la mise en œuvre des règles de conservation, et la gestion des risques juridiques associés.
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