La sécurité est l’un des piliers de la transformation numérique des entreprises, notamment dans le cadre de dématérialisation et d’archivage électronique de documents. Les normes et certifications sont indispensables pour garantir la qualité des entreprises ou prestataires de SAE.
La sécurité est au cœur de la transformation numérique des entreprises et de tous les projets de dématérialisation. Lorsqu’ils sont liés à un système d’archivage électronique, leur sécurité doit être d’autant plus assurée, grâce à des normes et un prestataire de confiance.
Quelle procédure appliquer pour plus de sécurité ?
Il existe des normes de sécurité bien précises pour garantir la protection des documents archivés électroniquement. Mais celles-ci doivent être sujettes à un contrôle externe pour bien vérifier qu’elles sont conformes. Sans un processus de certification, la norme ne vaut rien. Pour l’archivage électronique, c’est la norme NF 461 – Système d’archivage électronique qui est de rigueur. Elle est ouverte aux prestataires de services d’archivage externes tout comme aux entreprises qui ont leur propre SAE. Pour obtenir cette certification, l’entreprise doit être auditée et se voir remettre un rapport de l’Afnor avec des remarques et recommandations. Elle sera ensuite contrôlée une fois par an.
Quels engagements le prestataire doit-il prendre ?
Au-delà des normes, les prestataires d’archivage électronique doivent tenir plusieurs engagements par rapport à leurs clients. La pérennité d’abord, puisque les durées de conservation légales des documents électroniques sont les mêmes que celles de l’archivage papier. Cela va de 1 à 50 ans selon le type de documents : le prestataire doit s’engager à ce que les documents dématérialisés soient lisibles et intelligibles durant toute cette période. L’intégrité ensuite, qui doit être assurée par les technologies d’authentification, de certificats etc, et par une infrastructure à la hauteur. La confidentialité enfin, avec un dossier de preuve associé à l’archive.
Quel prestataire de SAE choisir ?
Pour sécuriser au mieux ses documents archivés électroniquement, il est toujours mieux de faire appel à un prestataire de SAE qui saura mettre toutes ses ressources, humaines et technologiques, à profit. Un prestataire certifié pourra garantir à chaque entreprise la sécurité, la pérennité, l’intégrité et la confidentialité des documents confiés. Certains prestataires sont également certifiés ISO 27001 ou encore agréés HDS, ce qui augmente encore la confiance de leurs clients.
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