Confier ses archives électroniques à un tiers est une décision stratégique. Elle engage l’entreprise sur la durée et touche à des enjeux clés : conformité, sécurité, accessibilité des documents et valeur probante. Avant de choisir un prestataire, il est essentiel d’évaluer rigoureusement son offre. Arkhineo vous aide à y voir clair à travers cinq questions fondamentales à se poser.
1. Le prestataire garantit-il l’intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents ?
L’archivage électronique ne se limite pas à la conservation. Un prestataire de confiance doit garantir la valeur probante des documents, ce qui implique des dispositifs assurant leur intégrité (scellement, empreintes), leur traçabilité (journaux de cycle de vie, horodatage) et leur pérennité, même face à l’obsolescence technologique. Arkhineo, à travers son SAE certifié, s’engage contractuellement sur ces éléments clés en prenant des obligations de résultats.
2. Le prestataire respecte-t-il les normes en vigueur ?
La conformité réglementaire est un impératif. Un SAE de confiance doit respecter les normes et référentiels reconnus, tels que NF Z42-013, ISO 14641-1 pour l’archivage à valeur probante, ainsi qu’ISO 27001 pour la sécurité de l’information. Arkhineo est un prestataire certifié NF 461, ISO 27001 répondant aux normes précédemment citées. Arkhineo bénéficie également de la certification HDS permettant la conservation des archives contenant des données de santé. Ces gages attestent du sérieux et de la robustesse de l’infrastructure proposée.
3. Quelle est la capacité du prestataire à gérer de grands volumes ou des besoins spécifiques ?
Les entreprises produisent un volume important de documents numériques, parfois massifs (secteur public, assurance, santé…). Le prestataire doit être en mesure de traiter des versements automatisés, de gérer des millions de documents ou de s’adapter à des formats spécifiques. Arkhineo dispose d’une infrastructure scalable, capable d’absorber des projets d’ampleur tout en assurant des performances constantes et un haut niveau de service.
4. Le prestataire est-il pérenne et indépendant technologiquement ?
Choisir un prestataire, c’est s’engager pour plusieurs années. Il est donc essentiel de s’assurer de sa solidité financière, de sa capacité à faire évoluer ses services et de son indépendance vis-à-vis de technologies propriétaires. Arkhineo existe depuis plus de 20 ans et s’appuie sur la solidité du groupe Docaposte, filiale numérique du Groupe La Poste. Une garantie de confiance et de continuité.
5. Comment le prestataire accompagne-t-il ses clients dans leur stratégie d’archivage ?
L’archivage électronique ne s’improvise pas. Il doit s’inscrire dans une politique documentaire structurée, intégrant les enjeux métiers, juridiques et techniques. Un bon prestataire doit proposer un accompagnement expert, du cadrage initial au suivi opérationnel, en passant par l’analyse des typologies documentaires, des durées de conservation, et des contraintes sectorielles. Arkhineo intervient en amont des projets, en lien avec les DSI, directions juridiques et métiers, pour co-construire des solutions adaptées et conformes.
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