La conservation numérique à long terme repose sur des fondations solides : un format d’archive adapté, des normes reconnues et une solution d’archivage électronique sécurisée. Arkhineo vous éclaire sur les enjeux liés au choix du format, les caractéristiques techniques d’une bonne archive, et l’importance d’un SAE certifié pour garantir intégrité, traçabilité et pérennité des documents.
Pourquoi le choix du format est un enjeu pour l’archivage longue durée
Avec l’évolution régulière des technologies numériques, les formats de fichiers peuvent rapidement devenir obsolètes, rendant certains documents inaccessibles. Choisir un format non pérenne expose les organisations à un risque de perte de lisibilité, de corruption des fichiers ou d’incompatibilité avec les outils futurs. Or, l’archivage électronique à long terme impose de conserver les documents intacts, exploitables et conformes aux exigences légales.
Les contraintes réglementaires et les exigences métiers imposent des obligations strictes en matière de valeur probante, de traçabilité et d’audibilité. Ainsi, un document doit non seulement rester lisible, mais aussi prouver qu’il n’a pas été modifié et qu’il peut être restitué de façon intègre à tout moment. Le format choisi devient alors une pièce maîtresse de la stratégie d’archivage numérique à long terme.
Les caractéristiques clés d’un bon format archive
Un format d’archivage pérenne repose sur plusieurs critères essentiels. Il doit garantir la lisibilité dans le temps, indépendamment des systèmes utilisés. Cela suppose une interopérabilité forte et une dépendance limitée à un logiciel propriétaire. Les formats ouverts et standards, comme PDF/A, TIFF ou XML, répondent à cette exigence de stabilité.
Ces formats sont généralement encadrés par des normes reconnues, telles que la norme ISO 19005-1 pour le PDF/A, la norme ISO 14721 (modèle OAIS) ou encore la norme française NF Z42-013, qui encadre les systèmes d’archivage à valeur probante.
Autre point clé : l’intégration des métadonnées, indispensables pour contextualiser un document, faciliter sa recherche, et tracer son cycle de vie.
Une archive bien structurée offre ainsi une preuve exploitable en cas d’audit ou de contentieux, même plusieurs années après son enregistrement.
Pourquoi intégrer un format archive dans un SAE certifié tel qu’Arkhineo
L’efficacité d’un format archive repose aussi sur son intégration dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) conforme aux standards les plus stricts. Le SAE certifié Arkhineo, conforme à la norme NF 461, à l’ISO 27001 et, si nécessaire, à la certification HDS pour les données de santé, garantit une conservation électronique sécurisée et conforme.
Grâce à des mécanismes d’horodatage, de scellement numérique et de traçabilité, Arkhineo permet de maintenir la valeur probante du document sur toute la durée de sa conservation. Même en cas d’évolution technologique, la solution assure une restitution lisible, intègre et exploitable du document archivé.
Arkhineo accompagne les entreprises dès l’amont de leurs projets, en les aidant à transformer leurs documents natifs en formats pérennes, prêts à être archivés selon les règles de l’art. L’archive n’est plus simplement un fichier conservé : elle devient une preuve sécurisée, consultable et fiable dans le temps.
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