Dans un contexte réglementaire de plus en plus exigeant, les entreprises doivent garantir leur conformité aux lois en vigueur et cela passe par la conservation de leurs documents à valeur probatoire. Archivage à valeur probante, intégrité des documents, conformité RGPD : plusieurs critères entrent en jeu pour assurer une conservation fiable et légale. Arkhineo vous explique.
Quelles sont les obligations réglementaires liées à l’archivage ?
L’archivage électronique est encadré par un ensemble de normes, de lois et de règlements, tant en France qu’au niveau européen. Il permet aux organisations de faire face à leurs obligations strictes en matière de durée de conservation, de maintien de l’intégrité, de sécurité, de respect de la finalité des traitements ou encore d’accès aux documents. Le RGPD impose notamment que toute donnée personnelle, contenue dans un document archivé, soit conservée pour une durée justifiée, limitée et proportionnée à la finalité initiale du traitement.
Le règlement eIDAS, quant à lui, encadre les services de confiance en Europe, tels que l’horodatage et la signature électronique, qui sont essentiels pour assurer la valeur probante des documents archivés. D’autres cadres s’appliquent selon les secteurs : les données de santé à caractère personnel doivent obligatoirement être conservées via un prestataire certifié HDS ; les archives publiques courantes et intermédiaires doivent être gérées par des acteurs agréés par le SIAF. Ces obligations impliquent aussi que les documents soient intègres, lisibles, accessibles et exploitables pendant toute leur durée de conservation.
Les fondements de l’archivage à valeur probante
Un document archivé ne peut servir de preuve que s’il présente certaines garanties. La notion de valeur probante repose sur trois piliers : l’authenticité, qui permet de prouver l’origine du document ; l’intégrité, qui garantit qu’aucune modification n’a été effectuée depuis le début de sa conservation ; et la traçabilité, qui permet de suivre les actions réalisées sur le document tout au long de cette conservation.
En France, la norme NF Z42-013 encadre la conception et l’exploitation d’un SAE, tandis que la certification NF 461 atteste de la conformité du SAE utilisé. À l’échelle internationale, la norme ISO 14641-1 renforce cette exigence d’intégrité et de sécurité. Un SAE conforme permet de conserver les documents dans un environnement sécurisé, avec toutes les garanties nécessaires en matière de maintien de la valeur probante et d’accès maîtrisé.
Les bonnes pratiques pour garantir la conformité d’un document archivé
Pour garantir la conformité réglementaire des documents archivés, il est essentiel de choisir une solution d’archivage électronique certifiée, adaptée à la typologie des documents traités et au secteur d’activité concerné. Une politique d’archivage claire doit également être mise en œuvre. Elle permet de définir les catégories de documents à conserver, les durées de conservation, les règles de versement dans le SAE ainsi que les conditions de suppression une fois les délais atteints. La lisibilité durable des documents archivés doit être assurée par l’utilisation de formats normalisés et de métadonnées structurées.
La sécurité documentaire doit également reposer sur des dispositifs robustes, comme la signature électronique qualifiée, l’horodatage conforme au règlement eIDAS ou encore le scellement numérique. La conformité s’entretient dans le temps : des audits réguliers doivent permettre de contrôler l’intégrité et la sécurité des documents, et une veille réglementaire continue est nécessaire pour adapter les pratiques aux évolutions normatives. En suivant ces bonnes pratiques, les entreprises assurent une conservation conforme et sécurisée de leurs documents, tout en renforçant leur sécurité juridique.
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