Arkhineo

Politique de confidentialité

Docaposte Arkhineo propose des services B to B à destination des entreprises et des administrations, et nous accordons une grande importance au respect de la vie privée des visiteurs de son site institutionnel et de toutes les personnes physiques ayant directement ou indirectement recours à ses prestations (Ci-après les Personnes).

Par la présente déclaration de confidentialité, Docaposte Arkhineo, décrit la manière dont elle gère vos Données à caractère personnel éventuellement collectées sur son site ou via l’adhésion à ses services.

Vous y lirez des informations importantes sur la manière dont Docaposte Arkhineo peut être amenée à utiliser ces Données à caractère personnel.

1. Collecte des données personnelles

Lorsque vous utilisez nos services (client SAE), téléchargez (dans le cadre de notre relation contractuelle avec l’entreprise ou administration qui vous emploie) l’application MyArkhineo ou visitez notre site internet, nous collectons certaines informations personnelles vous concernant.

Nous distinguons trois types de données personnelles 

Nom Description Biais de collecte
Les données de prospections commerciales & marketing
Il s’agit principalement de données d’identification. Nous collectons : prénom, nom, adresse email professionnelle, société, secteur d’activité, fonction, numéro de téléphone professionnel, adresse postale de la société.
Site internet (inscription à la newsletter, téléchargement de documentation, formulaire de contact)
Les données de facturation
Il s’agit des données liées à la facturation. Adresse postale de la société, adresse emails, nom, prénom.
En direct, après avoir souscris au service Arkhineo.
Les données clients
Il s’agit des données liées à l’utilisation du SAE Arkhineo. Pour les données de connexion : nous collectons le nom, prénom, adresse email professionnelle, numéro de téléphone professionnel, adresse IP professionnelle, historique de consultation pour le service Arkhineo (utilisé pour le journal de cycle de vie des archives).
En direct, après avoir souscris au service Arkhineo.

Il est également possible que nous collections des données provenant d’autres sources, telles que :

  • Sources tierces : les spécialistes du marketing (évènement marketing tel que des salons, évènement partenaires etc.), les partenaires (comme les entreprises connectées à Arkhineo), les prestataires de services et autres personnes légalement autorisées à partager vos informations personnelles avec nous.
     
  • Clients : Certains clients peuvent nous fournir vos informations personnelles pour que vous puissiez utiliser le service Arkhineo. Par exemple, si un client souhaite partager avec vous une archive depuis MyArkhineo, il devra nous fournir votre nom, adresse e-mail et numéro de téléphone (indispensables à la mise à disposition et l’authentification).

2. Utilisation des données personnelles

De manière générale, nous collectons vos données afin de vous fournir un ou plusieurs services, de les améliorer, de développer de nouvelles fonctionnalités, et aussi de promouvoir Arkhineo et ses services.

Voici les différentes finalités des données personnelles collectées :

Nom Finalité
Les données de prospections commerciales & marketing
Ces données sont utilisées pour :
- Promouvoir le service via différent biais : Newsletter, emailing offres spécifiques / Add-on, annonces officielles d’Arkhineo, invitations aux évènements
- Prospection commerciale : envoie de documentation spécifiques, appels venant des commerciaux
Les données de facturation
Ces données sont utilisées pour vous envoyer tous les éléments en lien avec le processus de facturation (factures, avoirs, conditions tarifaires etc.)
Les données clients
Ces données sont utilisées pour l’élaboration du contrat, vous permettre d’utiliser le service Arkhineo, vous envoyer les Releases Notes (notes de versions) pour vous informer des évolutions du service, etc. Et annuellement vous envoyer une enquête de satisfaction afin d’améliorer le service.

3. Conservation

Les données personnelles sont collectées et conservées depuis les outils Pardots et Salesforce.

Les durées de conservation sont les suivantes :

Nom Durée de conservation
Les données de prospections commerciales & marketing
Les données de facturation
Dans le respect des obligations légales, : les données de facturation sont conservées dix ans en application du code de commerce (Art L123-22), même si la personne concernée n’est plus cliente.
Les données clients
Les données personnelles des clients sont conservées pendant toute la durée du contrat + 1 an pour connaitre le sort final des archives. En cas de rupture de contrat provenant du client et si celui ci ne souhaite pas se voir restituer l'ensemble de ses archives et souhaite continuer à utiliser le service Arkhineo pour les archives anciennement versées, nous continuons de conserver les données clients jusqu'à la fin de durée de conservation des archives + 1 an afin de connaitre le sort final des celles-ci.

Hébergement des données

Les données des clients sont hébergées dans nos propres datacenters (Pour des raisons de sécurité nous ne pouvons pas communiquer l’adresse, mais nos datacenters sont situés en France et en Allemagne).

Le site internet www.arkhineo.com est hébergé par OVH.
2 rue Kellermann – 59100 Roubaix – France

Les données de prospections commerciales & marketing, certaines données de facturation et des clients sont conservées sur pardots & Salesforce.

4. Vos choix sur les données

Nom Consentement & Choix
Les données de prospections commerciales & marketing
Lorsque vous complétez le formulaire de contact, ou un formulaire de demande de documentation sur le site internet, vous acceptez la politique de confidentialité de Arkhineo. Vous pouvez cependant vous désinscrire des campagnes d’emailing à tout moment en cliquant sur le lien « se désinscrire » présent dans tous les emails. Si vous souhaitez que votre numéro de téléphone soit inscrit dans la liste télémarketing Do-Not-Call, veuillez contacter marketing(at)arkhineo.fr
Les données de facturation
Lorsque vous avez souscris aux services Arkhineo, ces données sont obligatoirement collectées. Si vous refusez de fournir ces informations cela vous empêchera d’utiliser nos services.
Les données clients
Ces informations personnelles sont indispensables au bon fonctionnement du service Arkhineo (notamment pour disposer des comptes d’accès aux documents archivés et pour l’authentification etc.). Si vous refusez de fournir ces informations, cela vous empêchera d’utiliser nos services.

Vous pouvez refuser cependant de recevoir des e-mails marketing de notre part. Vous pouvez vous désinscrire de ces messages en cliquant sur le lien « se désinscrire » contenu dans tous les messages électroniques.

Si vous êtes un utilisateur enregistré de nos services, nous continuerons à envoyer des messages relatifs aux évolutions techniques du SAE (note de version/Release note) conformément à la législation.

Si vous souhaitez que votre numéro de téléphone soit ajouté à notre liste télémarketing Do-Not-Call interne, veuillez nous contacter ici

5. Accès aux données

Les données collectées ne peuvent pas être accessibles par tous les salariés d’Arkhineo.

Nom Accès
Les données de prospections commerciales & marketing
Elles ne sont accessibles que par les membres de l’équipe marketing et les membres de l’équipe commerciale.
Les données de facturation
Elles ne sont accessibles que par les personnes interagissant dans la comptabilité.
Les données clients
Elles ne sont accessibles que par les équipes de productions et les équipes commerciales.

6. Engagements

Arkhineo s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des Données à Caractère Personnel et notamment à empêcher qu’elles ne soient endommagées, effacées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Les traitements réalisés par Arkhineo peuvent être soumis à audit.

Par ailleurs, en cas d’incident de sécurité affectant les Données à Caractère Personnel, Arkhineo s’engage à respecter l’obligation de notification des Violations de Données à Caractère Personnel :

  • Auprès de la CNIL ou de l’Autorité de Contrôle compétente, et le cas échéant des Personnes Concernées, lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Responsable de Traitement,
  • Auprès du Responsable de Traitement lorsque le Groupe DOCAPOSTE agit en qualité de Sous-traitant.

Toutes les personnes concernées par la collecte de données par Arkhineo peuvent introduire une réclamation auprès de la CNIL.

7. DPO

Arkhineo fait partie intégrante du Groupe DOCAPOSTE.

Le Groupe DOCAPOSTE, compte-tenu des activités de Traitement réalisées, ainsi que le Groupe La Poste, sont convenus de désigner une DPO Référente au sein du Groupe DOCAPOSTE. La DPO Référente du Groupe DOCAPOSTE dispose d’une délégation de pouvoir confiée par le Président du Groupe DOCAPOSTE. La DPO Référente du Groupe DOCAPOSTE est fonctionnellement liée à la Déléguée à la Protection des Données du Groupe La Poste et travaille en étroite collaboration avec elle.

Coordonnées de la DPO Référente au sein du Groupe DOCAPOSTE :
Adresse mail : privacy@docaposte.fr
Adresse postale : Madame la DPO Groupe DOCAPOSTE
Pôle Privacy-RGPD – ACI 6A1-602
45/47 boulevard Paul Vaillant Couturier
94766 Ivry-sur-Seine Cedex

Vous pouvez à tout moment demander de modifier, limiter ou de vous opposer à la collecte ou à l’utilisation de vos données personnelles, mais également demander à accéder à vos données personnelles, demander leur effacement, leur rectification (par exemple en cas d’erreur). Vous pouvez exercer vos droits par mail à l’adresse suivante : privacy@docaposte.fr Toute demande doit être accompagnée d’un justificatif d’identité.